Cum să faci mai mult pentru afacerea ta cu mai puţini bani

economiiSuccesul unui business poate fi influenţat hotărâtor şi de felul în care sunt administrate resursele sale. Risipa şi proasta gestionare a banilor ar trebui descurajate în orice companie, indiferent cât este de mare potenţialul său financiar.
Unii antreprenorii trăiesc cu impresia că ştiu foarte bine să valorifice resursele afacerii lor şi nu se gândesc că mereu este loc de îmbunătăţiri.
Mai ales când aude un termen precum „optimizarea costurilor“, care sună foarte pretenţios, un om de afaceri cu o agendă de lucru foarte încărcată poate respinge din start ideea.
Tentaţia să neglijezi o strategie în acest sens este mare, dar, când te vei lovi acut de lipsa de resurse financiare, o să vrei să afli cât mai multe despre valorificarea la maximum a banilor tăi.
În linii foarte mari, optimizarea costurilor înseamnă reducerea cheltuielilor de achiziţii şi de exploatare ale unei afaceri, fără a afecta standardele de calitate şi performanţă ale companiei sau oportunitățile de creștere a acesteia în viitor. Este posibil acest lucru?

Cea mai mare provocare constă în înţelegerea corectă a acestui proces care nu înseamnă în esenţă cât mai multe tăieri de costuri, ci cheltuirea inteligentă a banilor prin concentrarea spre acele sectoare care cresc profiturile afacerii.
Să tai toate cheltuielile cu 10-20% sau chiar mai mult nu este, de cele mai multe ori, o soluţie viabilă pe termen lung. Când veniturile unei companii scad, se diminuează şi profitul, chiar dacă reduci din costuri. De aceea, la stabilirea unei strategii de optimizare a costurilor nu trebuie să te gândeşti doar cum să faci economii, ci şi cum să transformi business-ul tău cu probleme într-unul profitabil.
În consecinţă, un management bine gândit şi de perspectivă al cheltuielilor afacerii reprezintă soluţia potrivită.

Ca punct de plecare în construirea strategiei tale de optimizare a costurilor trebuie să urmăreşti câteva idei de bază:
▪ Afacerea ta să funcţioneze cât mai simplu şi mai eficient posibil.
▪ Planul de afaceri şi deciziile majore să fie îmbunătăţite.
▪ Cheltuielile să fie concentrate pe activităţile care aduc cu adevărat valoare şi care susţin avantajele competitive.
▪ Strategiile în acest sens să fie aplicate permanent, nu temporar ca o dietă şoc pentru afacerea ta.
▪ Atât alcătuirea planului de optimizare a costurilor, cât şi schimbările care se impun să nu fie rezultatul unei analize superficiale.

Dar şi să ai la îndemână următorul checklist:

– Înţelege conducerea companiei unde este creată sau distrusă valoarea?
– Este structura afacerii cea mai bună pentru a răspunde cerinţelor pieţei şi nevoilor consumatorilor?
– Produce sau achiziţionează compania cele mai potrivite lucruri?
– Costurile de producţie sau servicii sunt identificate cu acurateţe?
– Care este adevărata profitabilitate a produselor/serviciilor companiei?
– Există costuri pentru operaţiuni sau produse care nu sunt cu adevărat profitabile pentru companie?
– A fost aleasă cea mai avantajoasă formulă pentru reţelele de aprovizionare, distribuţie şi vânzare?
– Ce activităţi pot fi externalizate cu costuri mai mici?
– Pot fi făcute economii prin consolidarea rezervelor?
– Angajaţii au fost repartizaţi la locul potrivit, astfel încât să se maximizeze profitul şi să se minimizeze risipa?

Trei domenii sensibile în optimizarea costurilor

Nu există formule magice prin care se determine instant unde au loc pierderi financiare şi unde ar trebui operate tăieri. Doar o analiză atentă a tuturor activităţilor te poate ajuta să reconfigurezi cheltuielile business-ului tău.
Studiile de caz au arătat însă că sunt anumite domenii în care tăierile de costuri trebuie operate cu adevărat „chirurgical”, pentru că altfel îi poţi face mai mult rău decât bine afacerii tale.

Când o companie trece printr-un mare impas, ultimul lucru la care trebuie să se gândească antreprenorii este minimizarea cheltuielilor de cercetare şi dezvoltare (C&D). Cu toate acestea, mulţi consideră că pot renunţa la aceste costuri, cel puţin pe parcursul perioadei critice. Totuşi, privarea activităţilor de cercetare şi dezvoltare de finanţări poate transforma o perioadă de criză temporară într-una à la longue. Dimpotrivă, îndreptarea resurselor spre sectorul de inovare din structura companiei va ajuta la redresarea afacerii şi o va impune pe piaţă.
Un caz foarte convingător este cel al Apple. Când a lovit criza financiară din 2008, „terapia” Apple de însănătoşire a companiei nu a presupus tăieri de costuri, ci investiţii importante în dezvoltarea de produse inovative. IPad este doar ultimul dintr-o serie de astfel de produse care îşi au originea în adâncurile uneia dintre cele mai grave recesiuni din istorie.
Iar exemplul Apple nu este singular. Un studiu al firmei de consultanţă Booz & Company în rândul a 1.000 de companii globale reconfirmă această teorie. Cele mai multe dintre aceste companii au păstrat sau chiar au crescut cheltuielile de C&D la un nivel ridicat, menţinând programele lor de inovare în ciuda recesiunii. Pentru majoritatea firmelor această strategie a contribuit eficient la redresare.

2.Un alt domeniu asupra căruia firmele „păcătuiesc” tăind drastic şi cu convingere bugetele pe timp de criză este marketingul, un instrument foarte important al oricărei afaceri. Întrebarea care se pune este dacă marketingul trebuie văzut ca un cost sau ca o investiţie. După cum s-a putut observa pe toate canalele de presă, în perioada de maximă criză, companiile au redus semnificativ cheltuielile pentru publicitate.
Motivaţia este una gen: Dacă nu sunt bani pe piaţă la ce bun să faci reclamă?
Practica arată că aceasta nu este o mişcare prea inspirată în asemenea momente. Oricât ar fi de reduse resursele de care dispune o companie sau contextul economic, menținerea unei prezențe a mărcii în atenţia publicului şi păstrarea comunicării cu clienții sunt două lucruri vitale pe timp de criză. Studiile de caz au arătat că cheltuielile de marketing aduc reale beneficii pe termen lung unei companii. Rolul acestora este pus aproape la acelaşi nivel cu investiţiile din cercetare și dezvoltare sau cu cele ce contribuie la îmbunătățirea şi creșterea capacității de producție.
Şi, pentru că vorbim de optimizarea costurilor, reorientarea activităţilor tradiţionale de marketing către campanii de promovare „cost-effective” este o soluţie care dă rezultate foarte bune. Succesul utilizării social media și a altor canale de comunicare digitale este deja dovedit. Mari branduri ale căror bugete de marketing au suferit pe timpul crizei au profitat din plin de avantajele unei pieţe de publicitate mai ieftine şi care este mult mai puțin aglomerată cu mesajele concurenţei.

3. Al treilea domeniu care trebuie să facă obiectul unei optimizări de cost eficiente este cel al facilităţilor IT&C ale unei afaceri. Întrucât investiţiile în tehnologia informaţiilor şi comunicaţiilor sunt foarte costisitoare pentru orice companie, antreprenorii vor trece cu siguranţă pe lista de tăieri de costuri acest domeniu. Oamenii de afaceri nu trebuie însă uite că tehnologiile evoluează indiferent de contextul economic, iar neglijarea cheltuielilor pentru reînnoirea structurilor IT&C poate însemna costuri chiar mai mari pe termen lung. Din nou este vorba mai degrabă de a cheltui inteligent decât de a cheltui mult.
De exemplu, dacă un business are nevoie de o mai mare capacitate a serverului sau a spaţiului de stocare nu trebuie să aştepte să aibă suficiente resurse financiare pentru a realiza acest lucru pe cont propriu. Apelând la opţiunea de „cloud computing” îşi poate rezolva problema minimizând costurile. Astfel, poate dispune de efectuarea aplicaţiilor de computer online în Internet, şi nu pe staţia de lucru. Dacă interfaţa pusă la dispoziţie de furnizorul de „cloud computing” este de bună calitate, compania este eliberată de sarcina unor cheltuielor mari, cât şi de aceea de a plăti un expert în tehnologia și infrastructura folosite. În plus, actualizarea software-ului necesar nu se mai impune deoarece aceasta se face central, la furnizor.
Un alt exemplu este utilizarea pe scară largă a facilităţii „open-source software”, adică programe gratuite şi cu sursă disponibilă. Mozilla şi Linux au revoluţionat piaţa de software pentru afaceri şi uz personal. Chiar dacă nu oferă întotdeauna o platformă cu toate avantajele unui software plătit, îţi poţi face bine treaba cu „open-source software”, realizând în acelaşi timp economii considerabile.

Obstacole şi pericole

Optimizarea costurilor nu este un demers oarecare şi o mişcare greşită poate influenţa iremediabil activitatea unei companii. În consecinţă, trebuie să fii conştient atât de avantaje, cât şi de riscuri:

▪ Măsurile impuse pe termen scurt nu vor duce la rezultatele aşteptate. Dacă acestea se vor menţine, de exemplu, timp de şase luni, iar apoi se va reveni la vechile obiceiuri, efectul va fi zero.

▪ Complexitatea planului de optimizare a costurilor depinde de natura afacerii şi se poate impune în anumite situaţii apelarea la consultanţă de specialitate. Un asemenea serviciu poate fi destul de scump, iar preţul său trebuie pus în balanţă pentru a vedea dacă este o cheltuială cu folos pentru companie.

▪ Oricât ar fi de bună o strategie de optimizare a costurilor, sunt posibile şi greşeli sau situaţii neprevăzute. Cu cât va fi mai înţeleaptă şi mai bine gândită strategia, riscul ca tăierile de costuri să producă efecte negative va fi mai mic.

▪ Un mare eşec al planului de optimizare a costurilor este un motiv puternic de descurajare a altor încercări de acest fel pe viitor. Dacă vei analiza problemele pe toate părţile împreună cu alte persoane care înţeleg bine activităţile companiei şi cunosc piaţa, nu vei avea surprize neplăcute.

Când te hotărăşti să treci afacerea ta printr-un proces de optimizare a costurilor, una din primele schimbări, dacă nu chiar prima, trebuie să fie modul de gândire. Atât tu, cât şi oamenii care lucrează pentru tine aveţi nevoie de o viziune nouă.
Dacă am face o paralelă între o persoană cu probleme de greutate şi o companie cu probleme de administrare a resurselor, comparaţia ar suna astfel: aşa cum o dietă aleatoare de scurtă durată nu va transforma un supraponderal într-un om cu greutate normală, un proces superficial de optimizare a costurilor derulat pe termen scurt nu va face minuni pentru o companie.
Doar regândirea întregului model al business-ului în jurul unor costuri mai mici, o disciplină financiară fără extreme şi îndreptarea spre inovaţie şi plusvaloare vor aduce beneficii de durată.
Realizând aceste lucruri, se va putea spune că ai adoptat un stil „de viaţă” sănătos pentru afacerea ta care se va îndrepta în direcţia dorită – adică spre succes!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *