Pași în estimarea costurilor unui proiect

1Vrei să ai o afacere de succes? Vrei să implementezi proiecte de succes? Atunci învață să faci prognoze!

Citeam zilele trecute pe un site de contabilitate un banc despre estimările economiștilor. Suna aproximativ în felul următor:

* Economiștii ce realizează prognoze se împart în două categorii:

– Cei care habar nu au  ce se va întâmpla în viitor și

– Cei care nu știu că nu știu nimic.*

Este o glumă răutăcioasă dar se întâmplă să mai întâlnim prin proiecte sau prin bugetele anuale, invenții mai mult sau mai puțin delicate pentru că nu sunt respectate anumite tehnici de prognoză.

În orice fel de proiect, fie mai mare, fie mai mic avem o serie de costuri care conduc la atingerea  mult doritului obiectiv al proiectului: în primul rând costurile cu investiția, apoi costurile operaționale: costuri cu Ionică și Gigel – forța de muncă, materiale și materii prime, întreținere, consumabile, energie, apă, regie.

Acuratețea estimărilor depinde de fiecare proiect în parte. Adică, pentru un proiect intern estimările se pot modifica pe parcursul ciclului de viață al acestuia însă dacă vorbim despre un proiect cu finanțare externă costurile nu se pot schimba așa simplu când ție ți-e lumea mai dragă,  prin urmare,  prognozele trebuie să fie cât mai corecte și nu, vorba aceea *scoase din burtă*. Iată câteva idei esențiale:

1. În primul rând,  trebuie să ții cont de piață, de inflație, de salariile medii pe economie, de indicele prețurilor de consum, factori de risc etc.,  astfel:

nu căuta prețuri doar pe internet, solicită oferte, cât mai multe oferte pentru ceea ce te interesează; spre exemplu, am un interes deosebit pentru costul unui serviciu de consultanță în management ( costă ceva, consultanții se vând scump) și am găsit pe internet câteva sume dar valabile acum jumătate de an sau un an…așa că nu prea sunt sigur ce valori ar trebui să trec în bugetul meu; soluția: caut câteva firme pe internet,  le solicit oferte, le primesc, le compar iar în buget trec o medie, este cea mai eficientă metodă pentru a afla care sunt prețurile actuale; durează ceva timp să primești toate ofertele (depinde de fiecare firmă în parte), 1 săptămână, 2 dar știi sigur că bugetul tău nu este unul inventat sau care să provină din vasta ta imaginație;

– intră pe site-ul Comisiei Naționale de Prognoză și află informații despre salariile medii, indicele prețurilor de consum etc. informații extrem de valoroase pentru acuratețe în estimare; de obicei acest pas este evitat sau poate nu prea cunoscut, de aceea  estimările pe mai mulți ani pentru costuri operaționale în diverse proiecte complexe de infrastructură nu sunt întotdeauna reale, ceea ce modifică ulterior acuratețea indicatorilor financiari – autori principali pentru obținerea de finanțare externă; ce trebuie să faci: spre exemplu, te interesează să faci o estimare pe mai mulți ani pentru anumite materii prime ( orice: căpăcele, arcușoare, plăci, plăcuțe, metale etc.), știi prețurile în prezent dar nu știi care va fi situația peste câțiva ani, așadar dacă ești obligat să faci o estimare pe 20 de ani (proiecte publice), nu te apuca să pui o valoare constantă pentru toți anii și nici nu scorni fără rost o creștere sau o scădere de 5% în primii 5 ani, apoi mai crești  în următorii 15 ani cu 10% că *ți-a șoptit cineva că așa este bine*. NU… intri pe site-ul pe care l-am menționat mai sus, cauți indicele prețurilor de consum și ai să găsești acolo o estimare a acestora pe câțiva ani, după care , valoarea pe care o ai în prezent va fi înmulțită cu această valoare a indicelui, îți vor rezulta astfel  sume mult mai reale și corecte față de utilizarea altor practici;

– gândește-te și la diverse riscuri pe plan național ce pot influența costurile: spre exemplu scumpirea motorinii care ne agasează  pe toți, scumpire materii prime ș.a.m.d.

2. Estimare bazată pe date istorice din proiecte similare precedente, ajustate bineînțeles cu condițiile pieței din prezent.

3. După ce te-ai documentat și ai aflat informații publice și date istorice ale unor proiecte similare, nu uita să ții cont și de ce se regăsește în ograda beneficiarului:

politica de preț și costuri ale companiei: spre exemplu, dacă organizația beneficiară oferă salarii mai mari sau mai mici decât salariul mediu pe economie; dacă beneficiarul dorește să fie *ăl mai tare din parcare* dacă îmi permiteți expresia și să angajeze experți cu salarii foarte mari în special pentru operarea proiectului; dacă se folosesc în general materii prime de calitate superioară etc.;

suprafața în care se va implementa și opera proiectul: în funcție de aceste informații se va stabili consumul de energie, apă  și alte facilități;

– costuri similare în activitatea de bază.

4. Dacă nu ai absolut nici cea mai vagă idee de cât ar putea să coste un anume lucru, te-ai chinuit să  rezolvi enigma dar nu ai reușit, nu te neliniști și nici nu născoci vreo sumă, folosește metoda PERT ( Program Evaluation and Review Technique – Tehnica de Evaluare și Analiză a Programului) care te ajută să faci o medie între un cost optimist, unul pesimist și cel mai probabil cost. În orice caz, ce îți va rezulta va fi o soluție mult mai bună decât închipuirea unei sume. Spre exemplu: sunt interesat de costul unui lucru foarte neobișnuit, să zicem un design special nemaintâlnit pentru o campanie de promovare, nu am reușit încă să obțin oferte, cei care ar fi dispuși să facă așa ceva nu știu cam cât ar cere dar mi-au dat o sumă probabilă de 20.000 lei. Atunci, aplic formula astfel: (15.000 lei un cost optimist +4*20.000 lei  cel mai probabil cost + 30.000 lei un cost pesimist)/6; valoarea rezultată va fi varianta cea mai bună de trecut în buget;

5. Nu în ultimul rând, trebuie să cheltuim ce avem sau în cel mai rău caz, ce putem obține prin credite, nu estimați niște costuri colosale pe care nu le veți putea acoperi, după cum spunea și Samuel Smiles, autor scoțian *ar trebui ca întotdeauna să planificăm cheltuielile noastre după veniturile pe care le avem; acest obicei constituie însăși esența cinstei*.

Estimarea costurilor unui proiect nu este neapărat o activitate distractivă, care să te bucure în vreun fel aparte decât poate dacă ai fi eroul principal dintr-un joc captivant cu un proiect fictiv în care poți să câștigi și să pierzi după bunul plac. În lumea reală procesul este cât se poate de serios și trebuie abordat cu multă multă grijă pentru că aceste prognoze sunt esențiale pentru desfășurarea activităților unui proiect și pentru operarea rezultatelor proiectului  cu succes după implementare. Însă nu strică să ne păstrăm simțul umorului atunci când lucrăm cu zecile, sutele

sau milioanele de Euro.

Și în final, să nu uităm că estimările sunt estimări – adică nu pot fi caracterizate de o acuratețe de 100%, așa că nu vă necăjiți dacă peste 10 ani *căpăcelul* căruia i-ați atribuit un cost de 10 lei va costa 15, 20  sau 5 lei. Economia este relativă oricum. * Economia este unicul obiect, în domeniul căreia două persoane pot primi premiul Nobel, pentru afirmații contradictorii. A. Nobel*

R: Irina Velea

 2

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *