Riscul – un rău controlat 99% un bine garantat

evaluare-riscuriRiști atunci când mergi cu mașina, există o mare probabilitate să fii protagonistul unui accident fatal având în vedere că mulți dintre participanții la trafic nici măcar nu au carnet de conducere dar nu poți trăi fără această invenție fie că este mijloc de transport în comun fie autoturism personal pentru că datorită acesteia te deplasezi mai repede la locul de muncă, în centrul orașului, la prietenii tăi sau la casa ta de la țară. Riști atunci când zbori cu avionul, doar nu e ceva natural, Dumnezeu nu ți-a dat aripi când te-ai născut însă ce minunat este să îți bei cafeaua de dimineață în București și apoi spre exemplu să iei prânzul în cochetul Paris.

Riscurile au făcut, fac și vor face parte din viața noastră atât cea personală cât și cea profesională, ele sunt niște evenimente nedorite pe care la un moment dat, vrem nu vrem, tot vom avea ocazia să le cunoaștem. Toată lumea vorbește despre ele, o mulțime de specialiști scriu despre ele, sunt pretutindeni în orice fel de proiect pe orice fel de domeniu și orice ai face n-ai cum să eviți subiectul mai ales când e vorba de business…

Există tot felul de formule matematice pentru identificarea și managementul lor, au fost create tabele cu probabilități, impact și soluții pentru controlul lor (metodă folosită și de subsemnata în mai toate proiectele pe fonduri europene). Deja știi toate aceste lucruri, utilizezi și tu aceste metode dar când ești în mijlocul evenimentelor, în focul acela fierbinte de implementare, tot apar așa de multe lucruri pe care nu le-ai prevăzut și nici nu știi cum să reacționezi, nu găsești soluții rapide, pierzi timpul până îți vine vreo idee și astfel proiectul tău se decalează lăsându-ți ție impresia că iarăși ai eșuat.

De obicei aceste lucruri se întâmplă pentru că vrem să recunoaștem sau nu, la început nu prea acordăm mare atenție subiectului. Luăm câteva riscuri pe care le-am mai menționat și în alte proiecte, le aranjăm frumos pe categorii – riscuri tehnice, riscuri financiare, riscuri organizaționale, riscuri logistice, riscuri legale și de forță majoră, le dăm câteva note în funcție de probabilitate de apariție și impact, trecem plictisiți niște soluții (aceleași soluții din proiecte precedente) și gata, se numește că am făcut un plan de management al riscului. Ei bine, nu … trebuie să te mobilizezi puțin și să tratezi subiectul cu mai mult pragmatism.

Bineînțeles că nu putem estima toate riscurile dintr-un proiect, nu suntem clarvăzători dar cu siguranță dacă utilizăm niște pași simpli și preciși, vom reuși să controlăm mai bine situațiile neprevăzute. Iată pașii la care m-am gândit eu, fii liber să vii cu noi sugestii:

Identificare

1. În primul și în primul rând nu începe cu alegerea câtorva categorii și identificarea a 1-2 riscuri în dreptul acelei categorii în funcție de un anume istoric. Trebuie să începi prin a defini în mintea ta câteva lucruri elementare:

– domeniul tău de activitate și piața curentă;

– tipul produsului sau al serviciului oferit de tine;

– competiția și avantajul tău competitiv;

– cultura organizațională;

– resursele umane disponibile.

Gândind de la început așa, îți va fi mult mai ușor să identifici ce te-ar putea afecta pe viitor atât extern cât și intern. Construiește o imagine de ansamblu pentru a știi de unde să începi;

2. Gândește-te apoi la experiența acumulată în domeniul specific de activitate, ce ai observat, ce ai auzit, cu ce s-au confruntat alții, ce probleme ai întâmpinat tu sau era cât pe ce să întâmpini etc.;

3. Poți folosi bineînțeles ca surse de inspirație și proiecte similare, derulate anterior. De asemenea, în cartea Managementul Proiectelor în dezvoltarea de produs, Ioan Dan Filipoiu și Constantin Rânea menționează că și informațiile publice istorice în diverse domenii sunt o valoaroasă sursă de identificare a riscurilor;

4. Foarte important și multă lume ignoră acest aspect este faptul că trebuie să ne gândim la fiecare activitate din proiect și să identificăm dacă am putea să întâmpinăm probleme în acea situație sau nu. Ceea ce vreau să spun este că după ce ai gândit în ansamblu trebuie să gândești și în amănunt. În felul acesta poți identifica orice mică problemă care însumată cu alte mici probleme ți-ar putea aduce mari probleme în implementarea proiectului. Un exemplu: identific la nivel global că pot să am bătăi de cap cu soluția tehnică din proiect, că ce am specificat în caietul de sarnici nu corespunde cu ce am nevoie în prezent dar nu se mai gândește nimeni de exemplu că pot avea probleme și cu furnizorul – nu îmi configurează soluția corect, întârzie în livrarea serviciului, i-a fugit un angajat important departe prin alte țări ș.a.m.d. Așadar, atenție mare la analiza în detaliu.

Probabilitate de apariție și impact

Știu ce o să zici … e, alt articol în care o să îmi prezinte nu știu ce formule cu deviația standard, clopotul lui Gauss, simularea Monte Carlo și alte funcții din acestea pe care le-am învățat și eu dar nu le folosesc niciodată … nu, nu o să îți prezint formule deși ele sunt cele mai exacte însă știu că te interesează să aflii repede și prin modalități cât mai simple care să nu îți răpească prea mult din timpul valoros care este probabilitatea de apariție și cam cât de mare ar fi impactul negativ în cazul în care un risc îți arată colții ascuțiți în cadrul proiectului tău.

1. Deducție logică. Spre exemplu este clar că dacă este iarnă, există o probabilitate mare ca timpul să nu fie în favoarea construcției unei pensiuni la munte, condițiile meteo fiind schimbătoare zilnic și de asemenea este clar că impactul negativ asupra construcției este la fel de mare pentru că aceasta ar putea fi întârziată considerabil, de aici se calculează ușor cam care ar fi pierderile financiare în urma unui astfel de scenariu neprietenos.  Prin urmare, analiza logică îți poate oferi răspunsuri destul de corecte în ceea ce privește probabilitatea de apariție a unui risc și impactul acestuia asupra implementării proiectului;

2. Din nou, datele istorice te pot ajuta foarte mult în aceste investigații;

3. Condițiile curente ale pieței în domeniul tău și datele prognozate pentru condiții viitoare date ce se pot procura de pe site-ul Institutului Național de Statistică.

Armele necesare să faci față: soluțiile

1. În general există 4 modalități de răspuns la risc:

acceptare: un risc pe care nu ai ce face decât să îl accepți, așa cum accepți și faptul că trebuie să te trezești în fiecare dimineață să mergi la birou deși poate uneori chiar nu te încântă ideea. Se utilizează doar când probabilitatea de apariție este scăzută și impactul negativ de asemenea. De exemplu managerul de proiect lipsește 2 zile de la birou pentru că s-a întâmplat să aibă un eveniment neprevăzut în familie;

reducere: acțiuni proactive pentru stoparea materializării riscurilor sau diminuarea impactului în cazul în care acestea se materializează. Pe baza acestei modalități de răspuns se formulează majoritatea soluțiilor;

evitare: dacă un anume risc are un impact negativ prea mare, acesta se elimină de tot. Spre exemplu, riscul asociat cu un anume furnizor poate fi eliminat alegând alt furnizor;

transfer: spre exemplu riscul de a nu ține o contabilitate a proiectului corectă din cauza lipsei de personal se poate transfera către o firmă de contabilitate  externalizând aceste servicii.

2. De asemenea, soluțiile se gândesc și în funcție de cost. Trebuie găsită soluția cea mai puțin costisitoare, degeaba este una bună dacă necesită o avere. Spre exemplu, am identificat un risc organizațional – lipsa de experiență a echipei de proiect; 2 soluții ar exista, angajarea unor experți externi sau training pentru echipa internă, dintre cele 2 se alege cea mai eficientă din punct de vedere financiar;

3. Soluțiile se concep și în funcție de resursele materiale și umane necesare cât și în funcție de timpul alocat pentru soluția respectivă.

Așadar, controlul riscurilor este un proces evident riguros, însă dacă este bine gestionat, putem avea beneficii enorme de pe urma proiectelor în care suntem implicați. Nu trebuie să uităm că *Lucrurile mărețe se fac de obicei cu riscuri foarte mari* – Herodotus.

R: Irina Velea

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *