Timp pierdut – pe banii cui?

waste-timeAi impresia că job-ul te-a acaparat și că toate celelalte sectoare ale existenței tale s-au micșorat atât de tare încât trebuie să le cauți cu lupa prin viața ta? Nu ți-ai mai văzut prietenii de nici nu mai știi când și te aștepți să-i întâlnești plimbându-și nu copiii, ci chiar nepoții prin parc? Șeful tău e totuși nemulțumit și ai uitat când ai primit ultima mărire de salariu sau o promovare?

Ce ar fi dacă n-ai mai da vina pe astrele nefavorabile și ți-ai examina puțin stilul de lucru, obiceiurile de la birou și time managementul?

Nu te agita, nu ești unicul care suferă de sindromul pierderii timpului la job – foarte mulți angajați trec prin acest supliciu! Conform unui infografic despre timpul risipit la job, cel puțin o oră pe zi este pierdută de 44% dintre muncitori. Cu cât aceștia sunt mai tineri și mai educați, cu atât șansele de a fi distrași de la sarcinile de lucru vor crește.

Așa se face, de pildă, că angajații născuți între 1970 și 1985 pierd de 4 ori mai mult timp decât cei născuți în anii ’40. Da, ai citit bine, de 4 ori! De ce? Pentru că sunt atâtea motive pentru care să faci orice altceva decât să muncești!

Iată câteva dintre cele care duc la scăderea drastică a productivității și cum poți să le combați, fie că ești manager sau executant:

Prins în rețea – Poate fi titlul unui film SF, dar este, de fapt realitatea! În timp ce șeful tău poate stă liniștit, gândind că îți faci bine treaba, pe tine te trec toate transpirațiile și suferi mai ceva decât atunci când ai avut sevraj de nicotină… Nu pentru că nu te-ai pricepe la ceea ce ai de făcut, ci pentru că încerci să nu mai intri chiar din 5 în 5 minute pe vreo rețea socială. Twitter, youtube, myspace, instagram, pinterest, Google+, Flickr etc – ești o biată ființă prinsă în rețea, cum să reziști atâtor ispite?

Dacă simți că Facebook-ul sau oricare dintre ele îți controlează viața și aproape că ți-ai pune ceasul să sune de câteva ori pe noapte ca să verifici notificările, nu aștepta până când dependența de rețelele de socializare se va trata medicamentos! Vorbește cu cineva, poate chiar cu șeful tău și propune-i să restricționeze accesul la astfel de site-uri. În acest fel, tu și colegii tăi veți avea ocazia să nu mai stați câte două ore pe zi peste program. Mai mult, vă veți vedea copiii crescând, fiind chiar lângă ei, nu doar în pozele postate de bonele lor pe facebook.

Vorba multă, sărăcia șefului! În orice cultură organizațională este nevoie să fie permisă libertatea de expresie. Oameni suntem și ne place să socializăm. Uneori mai mult decât să muncim.. Totuși, un omuleț morocănos ar trebui să ne bată cu un ciocănel minuscul în creier, undeva în zona responsabilității, amintindu-ne că mai avem și de lucru.

Se pare că 33% din timpul pierdut la birou ține de pofta nestăvilită de a discuta nimicuri cu unii dintre colegi: cine cu cine s-a mai cuplat, ce salon de frumusețe a mai apărut, ce s-a mai întâmplat în serialul preferat sau cât de tari suntem la cine şti ce joc în reţea.

Dacă simți că pauza de masă e prea scurtă ca să te pui la curent cu noutățile sau ții neapărat să faci consiliere cu colega de birou proaspăt divorțată, poate n-ar fi rău să ieșiți la o terasă. În loc să pierdeți timpul în pauze lungi de țigară, vă puteți achita de sarcini și petrece timpul de după serviciu la o cafea, nu în spatele monitorului, pufnind de supărare că e a patra zi din săptămâna aceasta când trebuie să stați peste program.

Încurcatul borcanelor O vorbă din bătrâni spune să nu încurci viața profesională cu cea personală. Trecând peste faptul că este extrem de riscant să legi relații amoroase la birou (și nu doar pentru că fluturii din stomac te vor împiedica să fii eficient), se recomandă să nu stai tot timpul cu o mână pe telefon ca să vezi dacă nu cumva dădaca ți-a pierdut copilul în parc sau dacă nu cumva soția ta a uitat să cumpere pâine cu semințe de susan. Evită scenele paranoide și tendința de a te ține permanent legat de cei de acasă.

Job-ul nu este o închisoare care te separă de cei dragi, ci este locul unde, printre alte beneficii, câștigi banii care vă duc în vacanțe, vă asigură pâinea cu semințe și serviciile celei mai bune dădace. Fii responsabil și implică-te în ceea ce ai de făcut pentru că lucrurile merg foarte bine și dacă nu le ții sub control mai ceva ca un agent CIA. În pauza de prânz sigur vei putea să te pui la curent cu stocul de pâine de la supermarket sau cu nivelul de atenție al dădacei.

Time management sau Dumnezeu cu mila? Se prea poate să fi trecut de câteva ori prin training-uri pe acest subiect. Se poate, de asemenea, să fi fost cu gândul în altă parte dacă aproape nici nu mai știi la ce se referă sintagma asta. În mod sigur ai făcut doar act de prezență dacă nu s-a lipit nimic de tine și dacă, oricâte mese ar sparge șeful tău cu pumnul, tu continui să întârzii și să te achiți de deadline-uri la mustață.

N-ar strica să delegi din atribuții atunci când poți și să îți faci o agendă pe care să o consulți imediat ce ai ajuns la birou ca să știi ce te așteaptă în ziua respectivă. Din nou, vei avea șansa să duci lucrurile la bun sfârșit în timp util și să ai și viață personală după ce pleci de la birou. Adică o existență ceva mai complexă decât diada somn – job!

Eroul de serviciu – în mod clar te încântă gândul că într-o zi firma va purta numele tău și pe holul de la intrare va trona statuia ta din bronz, realizată în mărime naturală.

Ar fi bine să te trezești din visare și să vii puțin, fie și pentru câteva secunde, cu picioarele pe pământ. Atât cât să poți rosti cele două litere magice care formează cuvântul NU! Dacă te-ai obișnuit să preiei orice sarcină, să ajuți pe toată lumea și să pleci de la birou când au adormit până și greierii nopții, ai o problemă.

Un yes man e visul tuturor, însă pe termen lung acesta nu se va alege nici cu statui, nici cu performanțe reale. Și știi de ce? Pentru că se pierde într-o mie de direcții și nu se poate impune în niciuna. Lasă amabilitatea la ușă, ocupă-te de ceea ce spune fișa postului tău și mai spune și ”nu”. Cu siguranță colega drăguță de la recepție poate învăța cum se folosește mașina de cafea sau imprimanta, fie și cu riscul de a-și rupe o unghiuță…

Pauzele lungi și dese plus sapa de lemn – Dacă de prima parte se ocupă intensiv executivii, cea de-a doua este destinul precis al unui manager mult prea tolerant. Evident că nu poți spune omului ”nu” dacă îl arde buza de o țigară sau dacă are probleme cu vezica, dar a permite fiercărui angajat să-și ia pauză câteva minute bune, cam de două ori pe oră, te va duce, ca și companie, la faliment.

În afară de faptul că vei fi tot timpul în curent și cu nervii în pioneze de la cât de des se închide și se deschide ușa aceea scârțâitoare a biroului de tip open-space, vei ajunge să faci tu, ca manager, treaba a câteva zeci de oameni. Și să dai singur seamă CEO-ului despre productivitatea care scade ca mercurul din termometrele siberiene…

Soluția? Responsabilizarea oamenilor! Dacă de vorbă bună nu înțeleg, schimbă tactica. Nu recomandăm bătaia la tălpi sau atârnatul cu capul în jos, în fum de ardei iute, ci pur și simplu crearea unui sistem de monitorizarea a activității – raporturi individuale predate săptămânal sau zilnic, sistem de recompense bazat pe performanță, teste periodice de evaluare a competenței sau orice altceva prinde în biroul tău.

Chiar dacă va fi o perioadă de plânsete și de plângeri la muncă, în scurt timp lucrurile vor începe să meargă mai bine. În plus, performanța va crește, dar și respectul angajaților pentru jobul lor, pentru companie și, implicit, pentru manager.

Ca manager, nici măcar nu va mai fi nevoie să ieși zilnic din birou la ora 19, tunând și fulgerând că nimeni nu și-a terminat treaba. Probabil la ora aceea toți își vor fi făcut temele și vor servi cina cu cei dragi, bârfindu-te timp de 5 minute pentru schimbarea de atitudine de pe urma căreia, totuși, beneficiază toată lumea. Merită sacrificiul, nu-i așa?