Tu ce rol joci?!

echipaÎntr-un proiect există două baricade”, în acest caz ele fiind prietene sau cel puţin aşa ar trebui să fie. De ce spun baricade… pentru că rolurile se delimitează puţin, fiecare are propriile responsabilităţi în planificarea, organizarea, execuţia, monitorizarea, controlul şi finalizarea unui proiect. Să vedem cum ar trebui să joace sau să interpreteze un rol managerul unui proiect şi echipa sa, pentru ca respectivul proiect să se finalizeze cu succes.

Rolul managerului de proiect

Cele mai importante atribuţii ale managerului de proiect sunt de a controla şi monitoriza activităţile proiectului şi de a coordona echipa. Iată cum îşi interpretează rolul:

– Managerul de proiect   este un bun cunoscător al felului în care trebuie controlat  stadiul unui proiect. De cele mai multe ori acest aspect este discutat în detaliu în ședințe periodice, eventual la sfârșitul fiecărei săptămâni, ședințe în care se va oferi și feedback asupra performanțelor echipei. Fiecare ședință va fi monitorizată prin minuta aferentă acesteia, este foarte important ca la următoarea ședință să se cunoască ce s-a discutat anterior pentru a observa evoluția și dacă s-au respectat sau nu termenele stabilite pentru efectuarea diferitelor activități;

–  Comunicarea este capitală, managerul trebuie să aibă abilitatea de a-i face pe ceilalți să înțeleagă ce se așteaptă de la ei, să aibă capacitatea de a învăța pe ceilalți și în același timp de a învăța de la aceștia. Mai mult decât atât, managerul este un mediator calm şi conciliant, el fiind responsabil pentru rezolvarea conflictelor dintre membrii echipei în cazul în care acestea apar;

– Managerul trebuie să aibă abilitatea de a-i entuziasma/motiva pe ceilalţi în desfăşurarea activităţilor;

– Personalitatea puternică a managerului este factor de decizie în comportamentul său. Aceasta îi oferă posibilitatea de a ajunge într-un astfel de post de  “şefie”. Așadar, cel ce va fi ales pentru acest rol de manager de proiect, va trebui pe lângă competența necesară unui astfel de statut, să debordeze de rigoare şi carismă (în acelaşi timp) și să își asume responsabilitatea privind conducerea proiectului cu această atribuţie venind totodată asumarea riscurilor şi contracararea impactului negativ al acestora;

– Informează constant pe toţi cei implicaţi în ceea ce priveşte stadiul proiectului, managerul de proiect fiind un bine cunoscut „povestitor” ştiind să împărtăşească informaţii, cunoştinţe, experienţe.

Rolul echipei de proiect

Rolul principal al echipei de proiect este de a executa cu sârguinţă şi devotament şi de a duce la bun sfârşit activităţile unui proiect. Membrii echipei ar trebui să:

Întocmească un plan de acţiune pe care să îl actualizeze ori de câte ori este necesar;

-Să elaboreze împreună cu managerul de proiect un sistem de monitorizare şi evaluare a activităţilor, precum şedinţele periodice menţionate mai sus care examinează progresul, problemele întâmpinate, soluţiile gândite etc.;

–  asigure folosirea corectă a resurselor disponibile pentru implementarea activităţilor şi obţinerea rezultatelor. Adică, dacă aveţi o sumă de 4.000 lei alocată pentru publicitatea proiectului, menţionată de la început în plan,  nu începeţi să îi bodogăniţi pe  colegii de la contabilitate că nu vă dau mai mulţi bani. În materie de resurse materiale şi mai ales financiare, ce aţi “istorisit” când aţi scris proiectul cam rămâne bătut în cuie, mai ales dacă scrieţi un proiect pentru finanţare europeană. Se pot face corecţii financiare dar aceste modificări aduc multe bătăi de cap, prin urmare echipa trebuie să dea dovadă de vigilenţă în folosirea resurselor disponibile;

– Să raporteze în permanenţă managerului, absolut tot ceea ce se întâmplă în proiect: stadiul, progresul, rezultatele, problemele, riscuri noi identificate, conflicte minore precum – “Andrei iar a întârziat azi la şedinţă, a vorbit de 2 ori la telefon în timpul discuţiilor, ne-a zis 3 cuvinte şi a plecat apoi grăbit,  vorba ceea “cu o falcă în cer şi una în pământ” tare bosumflat că întârzie la nu ştiu ce întâlnire” sau majore precum -“ Ne-am certat la cuţite cu furnizorul de materii prime pentru că ne-a anunţat placid, într-o doară că va mai întârzia comanda încă 3 zile”;

– Să aibă o atitudine proactivă. Prin urmare, membrii echipei ar trebui să fie flexibili, să aibă iniţiativă în găsirea de soluţii pentru diverse situaţii, să nu îl lase pe “sărmanul manager” să îşi asume singur responsabilitatea faţă de buna sau mai puţin buna desfăşurare a activităţilor unui proiect.

E bine de ştiut pe final că direcția echipei de proiect trebuie să fie clară, stabilă și aceeași cu a managerului de proiect. Chiar dacă rolurile sunt diferite, în vârful muntelui trebuie să ajungă toţi în acelaşi timp!

R: Irina Velea

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *