Când angajatul și angajatorul trăiesc pe continente diferite

asistent virtualÎncearcă să ți-o imaginezi pe Jane Edwards, proprietara a câtorva ”nail bars” (saloane de înfrumusețare ce oferă în principal servicii de manichiură și pedichiură) din Omaha, Nebraska. Jane nu a întâlnit-o niciodată pe secretara și asistenta sa Salma Dwina, deși a angajat-o în urmă cu trei ani. Salma oferă suport telefonic clienților, programează și anulează întâlniri, gestionează poșta electronică și conturile pe care angajatoarea sa le are în cadrul diverselor rețele de socializare online și administrează site-ul firmei. Salma desfășoară toate aceste activități din apartamentul său localizat într-unul din cartierele orașului Mumbay, India.

Ce anume îi determină pe mulți antreprenori să riște și să angajeze oameni care locuiesc în celălalt capăt al lumii și pe care nu îi vor vedea niciodată în carne și oase? Angajarea asistenților virtuali a devenit un fenomen din ce în ce mai răspândit, mai ales în cadrul companiilor mici și mijlocii, dornice să reducă costurile legate de personal. În majoritatea cazurilor asistenții virtuali nu sunt angajați permanenți, ei lucrând în baza unui contract de colaborare și doar atunci când sunt solicitați de angajator. Pot fi plătiți în funcție de numărul de ore lucrate sau se poate stabili un preț fix în concordanță cu dificultatea și amploarea proiectului. Cu astfel de angajați ai scăpat de problemele legate de taxe, impozite, concedii medicale sau de odihnă.

Un alt avantaj al asistenților virtuali este acela că nu trebuie să aloci fonduri suplimentare pentru instruirea și perfecționarea lor. Majoritatea persoanelor ce lucrează în mediul online sunt bine pregătite și își cunosc domeniul de activitate. Spre deosebire de un angajat permanent, asistentul virtual este mai dedicat muncii sale deoarece știe că un contract de colaborare poate fi încheiat mult mai repede și mai simplu decât un contract pe termen nelimitat. Angajarea unui astfel de asistent îți va oferi mai mult timp liber, pe care îl poți folosi fie pentru a te concentra pe problemele cu adevărat importante ale companiei, fie pentru a te relaxa. Astfel, poți merge liniștit la un prânz de afaceri sau la o cafea cu prietenii în timp ce ”omul tău din India, Filipine, Bangladesh sau chiar din Australia” lucrează pentru tine.

Ce poate face pentru tine un asistent virtual?

 Oferta de servicii online este surprinzător de diversificată. Vrei să scrii un CV, o scrisoare de intenție, un plan de afaceri, un manual de instrucțiuni sau un comunicat de presă, dar nu știi cum sau nu ai timp? Nu este nicio problemă. În mediul virtual, vei găsi multe persoane talentate, specializate în a compune texte tehnice sau administrative. Dacă vrei ca afacerea ta să aibă propriul blog sau site, ai posibilitatea să angajezi programatori, scriitori de conținut, designeri web și specialiști în online marketing de pe toate continentele. Cu puțin noroc, poți găsi chiar și o persoană competentă care să îți țină contabilitatea firmei online. Un asistent virtual plin de creativitate poate fi angajat pentru a realiza design-ul broșurilor, al etichetelor, al cărților de vizită sau al pliantelor. Traducătorii, designerii de interior și chiar arhitecții își oferă serviciile online. Poți chiar să înveți limba spaniolă sau arabă cu ajutorul unui asistent virtual. Nu are rost să mai amintim de colaboratorii virtuali specializați în achiziționarea de cadouri, organizarea de evenimente (te-ai gândit vreodată că o doamnă din Senegal îți poate organiza nunta?) și chiar găsirea câinilor dispăruți.

Cum angajezi un asistent virtual?

Utilizând internetul evident. Poți apela în acest scop la rețelele de socializare sau la site-urile destinate celor ce caută un loc de muncă. Există site-uri de joburi specializate, unde găsești oferte sau cereri de angajare doar pentru mediul online. Din păcate, în România există foarte puține site-uri de acest gen. Dar, dacă îți dorești o colaborare internațională, te asigur că ai de unde alege.

Trebuie să fii foarte atent când îți alegi colaboratorul virtual. Nu te grăbi! Analizează cu multă atenție CV-ul și referințele candidaților. Un mic test de aptitudini este bine venit. Dacă un candidat are propriul site sau blog, citește-l cu atenție, deoarece îți oferă informații prețioase despre persoana în cauză. Un asistent virtual profesionist este vizibil pe internet, având conturi pe diverse site-uri de socializare. Nu ar strica să le verifici și pe acestea. Nu uita niciodată să îți întrebi aplicanții când și cât sunt disponibili să lucreze. De asemenea, ai grijă ca stilul de lucru al asistentului să fie compatibil cu al tău. Astfel, dacă îți place să predai proiectele în ultima clipă, nu are rost să angajezi o persoană care are nevoie de câteva zile pentru a duce la îndeplinire o sarcină.

Care sunt dezavantajele unui asistent virtual?

Diferența de fus orar este o mare problemă, dacă tu trăiești în Europa iar angajatul tău în Asia. Când tu ești treaz, el doarme și din această cauză, rezolvarea unor probleme importante nu poate fi realizată imediat. Comunicarea între cele două părți se realizează de obicei via internet, fiind îngreunată de o serie de probleme tehnice. Bariera lingvistică poate crea la rândul său numeroase neînțelegeri, mai ales când angajatul și angajatorul sunt din țări diferite și ambii comunică într-o altă limbă decât cea maternă. Dacă ai făcut greșeala să plătești în avans o sumă considerabilă, sunt șanse mari să nu mai auzi niciodată, nimic de angajatul tău de peste mări și țări. Nu căuta cea mai ieftină soluție. Sunt mii de asistenți virtuali care îți promit luna de pe cer pentru un dolar pe oră, dar care de abia știu cum să utilizeze un calculator.

Iată ce îi sfătuiește Laurie Canuts, fondator și CEO a Go2Girls, pe cei care doresc să își ușureze munca cu ajutorul unui asistent virtual: ”Angajează încet și concediază repede!”. Laurie își încurajează cititorii să renunțe la o relație de colaborare păguboasă, deoarece principala sarcină a unui asistent virtual este să își elibereze angajatorul de sarcinile de serviciu neplăcute, nu să îi creeze și mai multe probleme.