Cum stai cu planificarea activităţilor proiectului tău?!

activitati proiectAi citit cărți o mie, ai fost la cursuri interesante și deloc plictisitoare de management de proiect, de management al timpului, de gestionare eficientă a resurselor, ai folosit toate metodele disponibile (spre exemplu Diagrama Gantt elaborată de Henry Gantt prin anii 1910-1915 sau chiar metoda drumului critic – foarte apreciată în cărțile de management de proiect) dar încă nu ai aflat răspunsul la întrebarea ce te frământă continuu și nu te lasă să dormi noaptea liniștit așa cum s-ar cuveni unui consultant, adică unui erou ca tine – cum să îți planifici eficient activitățile unui proiect?  Ei bine, articolul oferă câteva ponturi, pe care poate nu le știai sau le știai dar nu  ți-ai dat seama care este momentul potrivit pentru a le utiliza.

Vreau însă, pentru început, să te liniștesc și să îți spun că nu există o planificare fără cusur, doar de aceea neprevăzutul nu poate fi prevăzut, nu putem estima încă de la început fiecare situație bună sau rea, prielnică sau enervantă din culme afară,  care poate trece pragul casei proiectului nostru, nu putem decât să muncim cu spor, jovialitate și dinamism realizând un plan de management al timpului cât de minuțios posibil având ca bază tot ce am învățat până acum, pentru că deși pare că nimic nu merge, trebuie să dăm cezarului ce-i al cezarului – cărțile, cursurile, seminariile, nu au fost create  în zadar.

1. În primă fază, activitățile proiectului trebuie să fie corect definite și analizate, pentru a nu avea surpriza mai târziu că mulți dintre stakeholderi trăiesc într-un univers paralel cu obiectivul proiectului. Așadar, începem să redactăm  o listă a activităților și fiecare activitate va primi o descriere suficient de detaliată încât toți cei implicați să înțeleagă pe ce potecă se deplasează și ce obiectiv trebuie să admire într-un final. În multe cazuri partea cu descrierea detaliată este trecută cu vederea și există astfel pericolul ca nu toată lumea să aibă o idee clară despre  povestea în care sunt angrenați;

2. Se va realiza apoi o listă cu activitățile cheie ale proiectului, cele care pot influența mersul lucrurilor în bine, în rău sau catastrofal în funcție de cum sunt executate; de multe ori acest pas este și el omis și se oferă prea multă importanță unor activități minore care fură din timpul atât de valoros al activităților majore;

3. Următorul pas pe lista noastră este de a lega activitățile între ele, cine precede pe cine, de ce, care este legătura logică, este practic un vârtej de întrebări și răspunsuri ca la un interviu pentru o revistă high style;

4. Se estimează mai departe care sunt actorii din rolurile principale – ce resurse sunt necesare pentru execuția fiecărei activități: resurse materiale, echipamente, resurse umane. Aici este greșeala pe care cei mai mulți dintre noi o facem, deoarece atribuim o durată unei activități înainte de a analiza resursele de care avem nevoie pentru aceasta. Spre exemplu: *ai de realizat pliante informative în 5 zile  și te-ai gândit că Florin o să execute acest captivant task însă descoperi prea târziu că omul care ți se părea perfect pentru acest job este implicat în activități mult mai solicitante și cu o importanță majoră în alte proiecte. Ce faci?  În afară de faptul că poți să te duci pe acoperișul clădirii și să țipi cât poți tu de tare, variantele pe care le ai, există dar nu sunt vrednice de prea multă laudă*  Așadar, mare grijă în ce ordine vă stabiliți planul. Este foarte important să știți ce fel de resurse aveți disponibile în diverse intervale de timp pentru a estima mai departe și duratele de execuție a activităților proiectului. În funcție de disponibilitate și de ce nu, poate și stare de spirit în cazul oamenilor ( ne plac persoanele voioase, comunicative și șarmante care creează o atmosferă stimulantă la locul de muncă), atribuții, abilități, număr, resursele se vor divide corespunzător pentru fiecare activitate în parte.

5. Urmează estimarea duratelor activităților. Această teribilă preocupare a managerului  și echipei de proiect va oferi întotdeauna prilejul de a fugi cât mai departe din calea acestui domeniu. Consecințele pot fi aproape dezastroase ca să nu fiu chiar atât de categorică,  în cazul în care această secțiune din planificare nu este realizată corespunzător. De aceea, trebuie să oferim o atenție deosebită și să ținem cont de mult mai multe aspecte decât gradul de dificultate atribuit fiecărei activități:

– în primul și în primul rând, trebuie luate în considerare toate cele de mai sus: ce reprezintă fiecare activitate în parte, care sunt acțiunile vedete, care sunt dependențele între ele și ce resurse sunt alocate;

– în al doilea rând, trebuie avută în vedere durata maximă acceptată a întregului proiect, stabilită când s-a inițiat ideea: aceasta poate fi de 6 luni, 1 an, 2 ani, 3 ani (proiecte pe fonduri europene)  și chiar și mai mulți ani dacă proiectul este unul intern realizat cu resurse proprii și nu te împinge nimeni de la spate să finalizezi într-un anume interval de timp, deși dacă vrei să pui mâna pe niște bănuți nu are sens să implementezi un proiect în 10 ani, competiția nu stă degeaba…;

– foarte importante sunt constrângerile preconizate pentru că în funcție de ele, estimările duratelor pot fi mai exacte, exemple de constrângeri: informație disponibilă, termeni contractuali;

– proiectele precedente pot fi importante surse de inspirație pentru estimarea duratelor activităților unui proiect, așadar, țineți cont de acțiuni similare din trecut care au fost corect executate și finalizate cu rezultatele dorite, atenție, nu vă apucați să vă inspirați din erori;

– alt aspect important care trebuie luat în considerare este calculul duratelor la parametrii mai mici, și anume, dacă într-o oră pun 5 mp de gresie într-o încăpere ( acțiune realizată) atunci calculez în câte ore  ( implicit zile) aș putea să termin 500 mp de gresie;

– trebuie luate de asemenea în considerare și riscurile care pot apărea pe nepusă masă și care nu pot fi estimate de la început. De aceea, analiza pentru planificare PERT (Program Evaluation and Review Technique – și da,  știu, este o formulă și pare o abordare searbădă dar vă spun sigur că este  o metodă bună)  oferă o  estimare a duratelor folosind 3 timpi estimați pentru o durată – timpul care oferă varianta cea mai optimistă, timpul care oferă varianta cea mai pesimistă și timpul care este cel mai apropiat de realitate. Făcând o medie, se obține o durată care deține și un scut de apărare în cazul în care lucrurile nu merg așa cum au fost planificate inițial.

6. Având la dispoziție toată informația mai sus amintită, se va construi un program de lucru monitorizat continuu, repet monitorizat continuu care va fi revizuit și modificat când diversele conjuncturi o vor cere.

Planificarea nu este tocmai o activitate ușoară și necesită multă grijă, răbdare și iscusință pentru că practic lucrăm din prezent pentru un viitor mai bun, mai captivant și mai ofertant însă din punctul meu de vedere e mare lucru să fii un vizionar și să îți dai seama că ce ai plănuit ai și înfăptuit!

Succes!

R: Irina Velea