Nimeni nu s-a născut învățat, spune un vechi proverb. Totuși, dacă ne dorim performanță, este nevoie să putem învăța din greșelile noastre și chiar să plecăm urechea la ceea ce spun oamenii din jur.

Feedback-ul este un element cheie pentru succesul oricărei acțiuni întreprinse la locul de muncă. Este important să știm cum să cerem, cum să primim, dar și cum să oferim feedback de calitate. El poate veni din parte colegilor, a supervizorilor sau a managerului și ar trebui să aibă rostul de a ne face mai performanți, nu de a ne ataca personal și a ne descuraja.

Pentru a evita situațiile în care feedback-ul este, mai degrabă, un mod de a pune omul la zid și a-l bombarda cu roșii, vă oferim câteva sfaturi simple și practice.

Feedback-ul, pas cu pas

Criticați constructiv

Orice persoană are tendința de a respinge sau minimiza un feedback dacă începe în mod critic, de aceea este recomandat să folosim tehnica sandviciului atunci când oferim feedback. Prima data, spunem ceea ce găsim pozitiv la modul în care un demers a fost îndeplinit. Contează atât alegerea cuvintelor în care descriem situația, cât și exemple concrete legate de ea. Ulterior, continuăm cu exemplificarea situațiilor unde credem că angajatul nu s-a descurcat prea bine și, eventual, dăm indicații prin care acesta să înțeleagă nu doar ce a greșit, ci care sunt alternativele modului în care a acționat el.

De exemplu, putem spune ”mi-a plăcut faptul că te-ai documentat pe această temă și că ai adus exemple concrete în articolul tău, însă aș fi vrut să insiști mai mult pe părerile specializate. Data viitoare, ai putea intervieva un specialist în domeniu”. La final, reiterăm pe scurt lucrurile pozitive spuse la început și rezultatele foarte bune la care se va ajunge dacă angajatul acceptă și folosește insight-urile de la punctul anterior.

Acțiunea, nu persoana

Pentru ca feedback-ul să fie cu adevărat util angajatului, este nevoie să simtă că acesta nu reprezintă o amenințare a calitățillor personale. A spune ”nu ești destul de bun la…” sau ”nu te descurci deloc cu privire la…” înseamnă un deserviciu adus atât persoanei, cât și profesionistului din fața dumneavoastră.

Se recomandă să ne referim strict la sarcină și să aducem întotdeauna încurajări cu privire la performanța angajatului în situații asemănătoare pe viitor. De exemplu, putem spune ”consider că este nevoie să depui mai mult efort atunci când…” sau ”pentru ca lucrurile să iasă mai bine decât acum, te-aș ruga ca pe viitor, dacă mai primești astfel de sarcini, să insiști pe…”.

Nu căutăm țapi ispășitori

În situația în care o sarcină de serviciu nu a fost îndeplinită așa cum ar fi fost de dorit, este necesar să găsim momentul potrivit și cuvintele potrivite pentru a nu transforma sesiunea de feedback într-o mare acuză la adresa celor care au muncit pentru proiectul respectiv. Chiar dacă vă simțiti dezamăgit de performanța angajaților, așteptați câteva minute până să dați feedback.

Luați în considerare toți factorii care puteau duce la rezultatul nesatisfăcător, inclusiv pe cei cum ar fi insuficient personal, insuficiente resurse materiale sau timpul limitat. Ulterior, atunci când aveți discuția, amintiți angajaților faptul că sunteți conștient de aceste impedimente, dar acestea nu sunt o scuză pentru rezultatul negativ.

Mai mult, arătați-vă disponibil pentru a fi consultat în situații asemănătoare pentru a evita un rezultat de acest gen pe viitor. În acest mod, ei vor fi motivați să se auto-depășească și vor căpăta, la rândul lor, încrederea necesară pentru a vă consulta când au nevoie.

Comunicarea manager-echipă este necesară pe tot parcursul sarcinii, nu doar atunci când se face o comandă și când se evaluzează rezultatele.

Abordare informală

Pentru că feeback-ul să fie eficient, este important să luați în considerare și contextul în care îl dați. Dacă angajații dumneavoastră lucrează într-un birou de tip open space, nu este recomandat să ieșiți în mijlocul sălii și să îi țineți o predică angajatului care nu a excelat.

Este preferabil să aveți o discuție în doi pentru ca el să se poată concentra la ceea ce spuneți dumneavoastră, nu la privirile aruncate pe sub ochi de colegii fericiți că nu sunt în locul lui. În plus, tonul discuției contează foarte mult – subliniați întotdeauna faptul că aveți încredere în capacitatea angajatului de a face lucrurile bine și tocmai pentru că vă doriți să îl vedeți folosindu-și potențialul îi spuneți dați aceste indicații.

Evitați comparațiile

Chiar dacă sigur știți pe cineva care s-ar fi descurcat mai bine cu sarcina pe care angajatul dumneavoastră a cam ciopârțit-o, a-l compara cu acela va provoca tensiune între angajați, dezamăgire personală la nivelul celui care primește feedback și resentimente față de dumneavoastră ca manager sau coordonator.

Ședința de feedback nu trebuie să se transforme într-o discuție despre cât de grozav fac lucrurile alții. Eventual, îl puteți sfătui pe cel care primește feedback să ceară supervizarea angajatului/ angajaților de care sunteți sigur că s-ar descurca. În felul acesta, veți întări și o relație de colegialitate și vă veți asigura că, pe viitor, astfel de sarcini nu vor mai ieși prea șifonate din mâinile acestui executiv.

Feedback des și rapid

Pentru ca feedback-ul să nu fie privit de angajați ca ziua judecății în care coordonatorul taie și spânzură făcând referire la proiecte de care angajații abia își mai amintesc, este necesar să dați feedback-ului aspectul unei practici curente.

Orice sarcină trebuie să primească o evaluare din partea dumneavoastră – în acest fel, angajatului i se confirmă că este pe drumul cel bun și înțelege că a primi feedback face parte din job-ul său.

În plus, feedback-ul trebuie oferit când sarcina este încă proaspăt rezolvată, astfel încât atât dumneavoastră, ca manager sau coordonator, cât și angajatul să puteți vorbi pe exemple concrete.

Pentru a vă asigura că există comunicare în organizația pe care o conduceți, încurajați angajații să dea și ei feedback.

Oferit de un coleg de echipă unui alt coleg care are mai multă experiență decât primul, feedback-ul poate ajuta echipa să fie mai performantă și crește nivelul de comunicare onestă între membrii ei.

Pe de altă parte, angajații au nevoie să știe că părerile lor contează pentru dumneavoastră. De aceea, din când în când, este necesar să le cereți și dumneavoastră feeback. Pe lângă faptul că puteți primi informații utile despre modul în care vă descurcați ca manager și vă puteți îmbunătăți performanțele, echipa vă va percepe ca pe un om deschis, interesat să fie un profesionist cât mai bun și, implicit, ca pe un model demn de urmat.