Fie că urmează să îţi faci un mic start-up, fie că ai o companie cu vechime, s-ar putea ca planul de afaceri să facă diferenţa dintre succesul sau eşecul businessului tău. Nu puţini sunt însă antreprenorii care consideră că nu au nevoie de un astfel de instrument în dezvoltarea afacerii lor, dar apoi se întreabă de ce se trezesc cu compania în derivă. Reticenţa lor este alimentată  şi de unele voci potrivit cărora planul de afaceri este o pierdere de vreme, iar adevăraţii businessmeni nu au nevoie de aşa ceva.

Chiar dacă, la prima vedere, ţi s-ar putea părea suficient să îţi schiţezi doar câteva direcţii de urmat şi te gândeşti că vei adapta activitatea companiei din mers, este timpul să îţi reconsideri opinia. Pentru că, deşi poţi avea noroc ca lucrurile să îţi iasă cum vrei, pe termen lung, lipsa unei direcţii clare se va vedea. Dacă vrei ca afacerea ta să reziste şi să performeze, ai nevoie de o planificare, de un fel de hartă a businessului tău.

Cu ce te-ar ajuta?

“Şi totuşi, de ce îmi trebuie un plan de afaceri?”, te poţi întreba. Thomas Harrison, şef la Diversified Agency Services, parte a diviziei Omnicom, lider global în advertising şi comunicare de marketing, spune că un business plan este o definiţie genetică, moleculară a oricărei afaceri. “Acesta cristalizează ceea ce reprezint eu în acest business, reliefează ce fac eu pentru lume, pentru consumatori, pentru clienţii mei. Disecă ADN-ul businessului meu şi arată prin ce este acesta unic, punând în evidenţă de ce clienţii ar trebui să facă afaceri cu mine. Este structura pe care arhitectul (omul de afaceri) construieşte, dezvoltă o companie. Explică exact de ce clienţii mei vor cumpăra de la mine şi prin ce anume se disting produsele sau serviciile mele”, spune Harrison, citat de Forbes.

Este şi părerea lui Martin Zwilling, cunoscut pentru o îndelungă experienţă în investiţii şi consultanţă în afaceri. El admite că sunt şi excepţii, când anumite activităţi antreprenoriale nu au nevoie de plan, dar subliniază că, în majoritatea situaţiilor, renunţarea la acest instrument nu poate avea decât efecte negative.

“Per total, cred că renunţarea la planul de afaceri este mai degrabă o scuză decât o economie de timp. Să construieşti un business pe termen lung nu este o misiune oarecare, ci un demers care poate fi comparat cu ridicarea unei case. Tu i-ai da bani cuiva, care nu are un plan şi nici nu a construit vreodată o casă? Nici tu însuţi nu ţi-ai face o casă fără un plan. Trebuie să îţi tratezi afacerea cu acelaşi respect”, crede Martin Zwilling.

Tim Berry, preşedinte al companiei Palo Alto Software, un profesionist în întocmirea planurilor de afaceri, sintetizează şi mai bine motivele pentru care îţi trebuie o asemenea planificare:

▪ Te vei putea concentra mai bine pe strategie.

▪ Obiectivele afacerii vor fi şi mai clare.

▪ Cercetarea şi analiza necesare întocmirii planului îţi vor educa intuiţia.

▪ Priorităţile sunt mai bine definite.

▪ Vei şti mai bine cui să delegi atribuţiile.

▪ Urmărirea rezultatelor va fi mult mai facilă.

Cum arată planul ideal ?

Nu îţi imagina că un plan de afaceri înseamnă neaparat un vraf întreg de hârtii cu analize de piaţă, rezultate ale companiei, targeturi, cifre, estimări etc., la care să munceşti luni de zile. Scopul nu este să întocmeşti un dosar stufos, greu de consultat periodic şi pe care să se pună apoi praful.

Al Coke, de la American Management Association, autor al cunoscutei lucrări “Şapte paşi pentru un plan de afaceri de succes” , propune, de exemplu, un format din numai cinci pagini în care să surprinzi aspectele esenţiale ale businessului tău.

“Oamenii de afaceri au nevoie de un instrument simplu, eficient, care este ușor de citit,
portabil și concis în ceea ce priveşte acţiunile de întreprins. Acest tip de plan este funcţional şi a avut un succes în rândul companiilor, oferind un suport puternic. Planurile simple sunt populare de la nivelul cel mai înalt în companie până la la baza ierarhiei, deorece sunt convenabile, succinte și user-friendly”, spune Al Coke.

Înainte să începi să schiţezi planul tău de afaceri pentru următoarea perioadă (specialiştii recomandă ca analiza să fie făcută anual), aşterne pe hârtie sau suport digital (cum îţi este mai la îndemână) detalii corecte şi clare privind următoarele aspecte:

▪ Performanţele companiei de la înfiinţare şi până în prezent;

▪ Caracteristicile concurenţei tale;

▪ Piaţa pe care acţionezi şi locul pe care îl ocupi;

▪ Targeturile companiei;

▪ Resursele de care dispune compania;

▪ Structura companiei;

▪ Studiul de satisfacţie a clienţilor, a angajaţilor, a altor categorii implicate.

Planul de succes din numai 5 pagini

După ce eşti convins că ai punctat toate informaţiile relevante pe aceste teme, completează radiografia afacerii tale atingând cinci mari elemente esenţiale ale funcţionării oricărui business. Alocă fiecărui element câte o singură pagină.

Planul strategic

Aşa cum arată Al Coke, într-o singură pagină trebuie să stabileşti unde şi cum ţi-ai dori să îţi poziţionezi compania. Să analizezi factorii cei mai importanţi, dar şi cei mai puţin importanţi, care ar putea influența viitorul afacerii tale. Să sintetizezi ideile de bază care privesc principalele obiective şi strategiile, misiunea demersului antreprenorial, estimări pentru perioada următoare, viziunea companiei, filosofia, valorile şi principiile acesteia.

Planul operaţional

Acesta este o componentă dinamică a planului tău de afaceri care te va ajuta să îţi pui în practică Planul strategic. Aici se trasează direcţia companiei tale, ţintele strategice sunt transformate efectiv în obiective şi taskuri pentru a le face mai uşor de înţeles şi administrat. Tot Planul operaţional este cel care le oferă executivilor informaţii despre cum trebuie să acţioneze cei din echipa condusă de ei. Explicaţia este simplă – Dacă ai o idee clară despre cum să duci la îndeplinire o acţiune, sunt şanse sporite să performezi.

Planul organizaţional

Această parte a planului tău de afaceri este mai mult decât o diagramă sau o schemă prin care sunt stabilite responsabilităţi. Rolul lui este de a te ajuta să faci bine anumite lucruri, cum ar fi să atribui corect funcţii şi sarcini specifice angajaţilor. Aşa cum Planul operaţional are rol în definirea obiectivelor, Planul organizaţional urmăreşte identificarea subiecţilor potriviţi pentru îndeplinirea obiectivelor. Mai mult, te va ajuta la controlul costurilor. Sintetizând, Planul organizaţional trebuie să includă trei aspecte majore: organigrama, o definire clară a responsabilităților şi o stabilire precisă a autorităților.

Planul de resurse

Este timpul să identifici de ce şi câte resurse ai nevoie pentru a-ţi concretiza targeturile afacerii. Începe cu o analiză a ţintelor anuale şi a scopurilor stabilite în Planul strategic. Planul de resurse este strâns legat de cel operaţional, aşa că le poţi gândi în tandem.

Planul de contingent

Este un fel de “Rescue plan” sau, cum ne place să glumim în viaţa de toate zilele, un Plan B în caz că nu ne iese Plan A. La fel ca în viaţă, şi în afaceri trebuie să fii pregătit pentru orice. Oricând poate să intervină un obstacol, o situaţie de criză majoră, un eveniment neprevăzut. Dacă eşti nepregătit, efectele negative ale unui incident neluat în calcul pot merge până la ruinarea afacerii. Cu siguranţă nu ţi-ai dori aşa ceva. „Paza bună trece primejdia rea”, spune românul. Ca om de afaceri, trebuie să faci nişte scenarii, bazându-te pe experienţele trăite deja de alţi antreprenori şi să minimizezi sau chiar să eviţi pierderile în cazul unui eveniment nedorit. Pentru a reuşi acest lucru nu trebuie să îţi schimbi obiectivele, ci doar acţiunile, să ai au plan de salvare, măsuri alternative, strategii clare şi să îţi pregăteşti echipa pentru a face faţă situaţiilor nefavorabile sau chiar catastrofelor. Poate suna puţin exagerat, dar trăim într-o lume din ce în ce mai periculoasă şi mai puţin previzibilă. Fii mereu en garde!

Odată ce ai ordonat toate aceste date, te vei simţi mai legat de propriul business, mai încrezător, mai inspirat şi, nu în ultimul rând, mai coerent în acţiuni.  Este primul pas mare spre un management de succes. Pentru că, după cum arată Al Coke, cele mai grave eşecuri din lumea afacerilor nu se petrec din cauza modelelor adoptate de manageri, ci ca urmare a felului în care antreprenorii implementează modelele.

Degeaba vei alege ca model un business reuşit, dacă vei acţiona haotic şi fără un plan.  Succesul unei afaceri depinde într-o proporţie covârşitoare de conducerea companiei. Nu ducem lipsă de manageri, ci de lidership autentic.  „Multe afaceri reuşesc în ciuda managementului, nu datorită lui”, glumeşte serios Coke.

Nu aştepta ca lucrurile bune să se întâmple de la sine. Planifică-le! Urmăreşte rezultatele, operează corecţii, când e nevoie, şi nu devia de la obiective! Deja ţi-ai crescut şansele de reuşită!